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关于印发《浙江省退出市场非国有企业档案处置指引(试行)》的通知

    2021-5-14 16:19:52


为规范退出市场非国有企业档案处置,防范化解风险隐患,加快构建充满活力的市场体制机制,打造市场化法治化国际化营商环境。根据有关法律法规规定,近日,浙江省档案局、浙江省发展和改革委员会、浙江省市场监管局、浙江省高级人民法院印发了《浙江省退出市场非国有企业档案处置指引(试行)》。
《浙江省退出市场非国有企业档案处置指引(试行)》全文如下。

 


浙江省退出市场非国有企业
档案处置指引(试行)

 

 

 一、总则
第一条 为规范退出市场非国有企业档案处置行为,防范社会风险,维护利益相关方合法权益和职工切身利益,切实降低各方退市成本,优化营商环境,保障档案安全,根据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国企业破产法》《中华人民共和国档案法》等法律和市场主体登记管理法规规章,特制定本指引。
第二条 本指引适用于全省行政区域范围内非国有企业经自行清算、强制清算、破产清算等清算程序退出市场情况下的档案处置工作。
第三条 退出市场非国有企业(以下简称企业)档案处置遵循下列原则:
(一)依法依规、分类处置;
(二)便捷高效、减负降本;
(三)保障权益、确保安全;
(四)化解风险、维护稳定。
第四条 企业法人的董事等执行机构或者决策机构的成员、企业负责人以及根据法律法规规定负有清算和配合清算义务的人员应配合清算组或破产管理人接管企业档案并提供必要条件,怠于履行义务,造成损害的,依法承担相应法律责任。
清算组或破产管理人组织实施档案处置工作,要明确分管负责人,明确相关机构和人员职责,确保档案处置工作顺利开展。清算组或破产管理人应将档案处置纳入企业清算工作程序,做到与企业清算工作同步推进。 
第五条 各级档案主管部门应会同同级发展改革部门、市场监管部门、人民法院建立相应工作协调机制,加强对企业档案处置工作的组织协调、监督和指导,做好与同级破产管理人协会的联系沟通。各级国家综合档案馆应按本指引要求,为辖区内企业档案处置提供档案数据备份存证等档案公共服务。
清算组或破产管理人应主动联系企业登记机关所在地档案主管部门,自觉接受档案主管部门、市场监管部门和人民法院对企业档案处置工作的监督指导。
企业登记机关所在地与企业住所(主要经营地)不一致的,上级档案主管部门可指定相应国家综合档案馆提供档案数据备份存证等档案公共服务,并由该国家综合档案馆同级档案主管部门履行相应监督指导职责。

二、企业档案处置机构职责
第六条 企业自行清算的,可成立由清算组有关人员、企业有关人员组成的档案处置工作组;企业强制清算、破产清算的,可由清算组、破产管理人有关工作人员单独或联合企业相关人员成立档案处置工作组。
档案处置工作组在清算组或破产管理人的领导下,负责档案处置工作,研究协调处理档案处置中的有关问题。必要时,企业登记机关所在地档案主管部门应予以帮助指导。
第七条 档案处置的具体工作包括:
(一)清点库存,厘清企业档案范围、类型和数量,编制档案处置方案;
(二)鉴定企业档案,确定移交、留存与销毁范围;
(三)划分企业档案查阅利用控制范围、制定开放审核意见;
(四)做好企业清算程序中形成的文件材料的收集、整理和归档工作;
(五)编制档案移交清册,做好交接工作;
(六)按照有关规定开展档案销毁工作;
(七)整理留存档案,按需对留存的传统载体档案进行数字化加工,存储平台升级转换的对电子档案进行数据迁移。
第八条 档案处置方案应根据本指引和其他相关规定,结合企业清算的具体形式,按照决议、合同、协议或司法文书等相关文件的要求进行编制,具体工作由档案处置工作组承担。
档案处置方案应包括企业清算的方式、档案处置的工作方法、各类档案的数量及归属与流向、档案移交手续及时间等内容。
第九条 清算组或破产管理人实施档案处置方案应征得企业股东(大)会、债权人会议同意,并就档案处置工作及时与档案主管部门、市场监管部门、人民法院沟通。档案主管部门等对档案处置方案实施情况适时予以检查指导,发现问题应及时纠正。
第十条 企业通过清算程序退出市场的,档案的整理、保管、数字化加工、移交、销毁等工作所需费用,应纳入清算或破产费用范围,以保障档案处置工作的有序开展。档案处置经费预留列支要求可通过行政指导、司法裁定等方式告知。
企业无产可破的,经破产审判府院联动机制认定,其对国家和社会具有重要保存价值的档案,所需档案保管费用可纳入当地破产援助资金支出范围;或经协商由省级档案主管部门采取指定档案馆代为保管等确保档案完整和安全的措施。必要时,省级档案主管部门可以依法收购或者征购。

三、企业档案的归属与流向
第十一条 档案处置工作组应指定有关人员成立鉴定小组,根据有关规定对企业档案进行鉴定。鉴定小组由清算组或破产管理人有关人员单独或与企业相关人员组成。
档案处置工作组应指定人员对经鉴定确无保存价值的档案编制销毁清册,经企业法定代表人(或企业授权代表)、清算组或破产管理人负责人批准后,必要的经企业股东(大)会、债权人会议批准后,按照档案销毁程序予以销毁。
销毁清册随清算程序形成的其他文件材料一起归档保存。
第十二条 经鉴定需留存的档案(含特殊载体档案)按以下原则处置:
(一)企业管理类档案中党群工作档案移交企业登记机关所在地国家综合档案馆;
(二)其他企业管理类档案(含经营管理、生产技术管理、行政管理档案),归属业务受让(承接)方;无受让(承接)方的,清算或破产程序终结后,移交企业股东;无法移交企业股东的,由清算组或破产管理人保管,保管期一般为法人终止后5年;
(三)基建档案、设备仪器档案随其实体归属;其实体已报废、拆除的,随企业管理类档案由清算组或破产管理人移交企业股东;无法移交企业股东的,由清算组或破产管理人保管,保管期一般为法人终止后5年;
(四)资产变卖后需继续经营的产品生产和服务业务档案,归属产品和业务受让(承接)方;其他产品生产和服务业务档案由参与资产处置的各方协商处理;无受让(承接)方的,清算或破产程序终结后,由清算组或破产管理人移交企业股东;无法移交企业股东的,由清算组或破产管理人保管,保管期一般为法人终止后5年;
(五)科研档案(含专利、商标、专有技术档案等)随资产变动归属产权所有方;无资产变动的,由参与资产处置的各方协商处理;无受让(承接)方的,清算或破产程序终结后,由清算组或破产管理人移交企业股东;无法移交企业股东的,由清算人或破产管理人保管,保管期一般为法人终止后5年;
(六)会计档案的处置按照《会计档案管理办法》执行;已结清的会计档案随企业管理类档案归属;未结清业务的会计档案应抽出移交给相关业务受让(承接)方;
(七)职工档案的处置,职工档案随人员流动转交有人事档案管理权的单位或公共人才(就业)服务机构;退休职工档案按照国家有关规定执行;
(八)承揽国有单位(组织)发包业务形成的或使用国有资金开展业务形成的档案(合同另有约定除外)、涉及国家秘密的档案,应单独抽出,按照国有资产管理、保密管理有关规定,移交相关部门或企业登记机关所在地国家综合档案馆;
(九)典型性、代表性且对国家和社会具有重要保存价值的企业档案,经企业股东(大)会、债权人会议等表决通过后,可由企业登记机关所在地国家综合档案馆全部接收。
第十三条 适用简易注销程序或简易程序审理破产案件的企业,法人终止后其由清算组或破产管理人保管的档案,经鉴定确无保存价值的,可直接销毁。
第十四条 留存在清算组或破产管理人处的企业传统载体档案,有价值的,清算组或破产管理人可进行数字化加工,其数字化复制件移交企业登记机关所在地国家综合档案馆,随附出具传统载体档案与档案数字化复制件一致性确认书;符合档案管理规范的企业电子档案,有必要的,也可移交企业登记机关所在地国家综合档案馆。
档案数字化复制件、符合规范的电子档案已移交国家综合档案馆,相应留存的传统载体档案、电子档案已过保管期限的,清算组或破产管理人可予销毁。

四、清算程序形成的文件材料的归档
第十五条 企业清算程序中形成的文件材料归档范围:
(一)关于清算程序的申请、批复、决定、方案、通知、函等文件材料;
(二)成立清算工作机构的文件材料;
(三)清算工作机构印发的决议(含债权人会议决议等)、方案、报告、通知等文件材料;
(四)召开清算工作会议形成的会议记录、报告、纪要、录音、录像、照片及其他文件材料;
(五)债权申报、债权审查、债权确认等企业债务清理所形成的文件材料;
(六)企业股权变更、机构变动、资产划转、资产处置等形成的决议、合同、协议、凭证等相关材料;
(七)因审计、资产评估、清算等核准财务状况形成的报告、报表、编制说明、意见书等相关文件材料;
(八)人民法院出具的决定书、通知书、民事裁定书、公告、复函、通知等司法程序相关文件材料;
(九)涉及人员安置的职工安置方案、职工安置协议、解除劳动关系协议、支付职工经济补偿凭证、企业缴纳职工社会保险费凭证等相关文件材料;
(十)因档案处置、移交、鉴定、销毁等形成的清册、合同、协议、目录、说明等文件材料;
(十一)企业清算程序中形成的具有保存和利用价值的其他有关文件材料。
清算组或破产管理人对上述文件材料,应指定专人收集整理,并在法人终止后3个月内完成归档并妥善保管。
第十六条 清算组或破产管理人可对清算程序中形成的传统载体档案进行数字化加工,其数字化复制件移交企业登记机关所在地国家综合档案馆,随附出具传统载体档案与档案数字化复制件一致性确认书;符合档案管理规范的清算程序中形成的电子档案,有必要的,也可移交企业登记机关所在地国家综合档案馆。

五、企业档案的交接、保管与利用
第十七条 清算组或破产管理人应编制档案移交清册,列明移交的文件名称、件(卷)号、起止年度、保管期限等内容。
交接档案时,交接双方应按照档案移交清册所列内容逐项查验,并由交接双方的有关负责人监督。交接完毕后,交接双方经办人和监督人应当在档案移交清册上签名或盖章。档案移交清册应一式两套,分别由交接双方保管。
向国家综合档案馆移交档案或档案数字化复制件的,可以对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见。
第十八条 接收档案的单位应建立健全档案利用制度,在符合规定的前提下为档案移交方、资产接收方、业务承接方及原企业职工提供档案利用。
清算组或破产管理人留存的传统载体档案、电子档案到期销毁后,需后续利用的,可利用留存在国家综合档案馆相应的档案数字化复制件或电子档案。
第十九条 清算组或破产管理人委托档案寄存、整理、数字化加工的,应当与符合条件的档案服务企业签订委托协议,并对受托方进行监督;也可采取有效措施,自行妥善保管、整理、数字加工档案。

六、附则
第二十条 法律法规规章对企业档案处置另有规定的,从其规定。
第二十一条 本指引自2021年6月1日起实施。


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