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温州市破产管理人破产案件档案管理办法(试行)

    2020-12-31 8:49:58

第一章  总则

第一条 【目的】为规范管理人对破产档案的收集、整理,有效保护和利用案件办理过程中形成的各种文件资料,加强破产档案的管理,依据《中华人民共和国企业破产法》、《中华人民共和国档案法》及相关司法解释的规定,结合温州地区管理人工作实践,制定本办法。

第二条 【适用范围】温州市破产管理人协会会员(以下简称“在册管理人”)担任管理人办理破产案件的,适用本办法。

在册管理人办理预重整案件、个人债务集中清理案件、强制清算案件的,参照适用本办法。

第三条  【破产档案的概念】破产档案是指管理人在工作中形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第四条  【档案管理原则】 管理人破产档案实行统一管理,专人负责,确保档案的完整与安全。

管理人破产档案实行纸制档案卷宗归档管理,同时应加强档案信息化建设,并采取措施保障档案信息安全。

第五条   【档案管理工作的职责】管理人内部应设置档案管理工作人员,履行如下职责:1、贯彻执行档案工作的各项法律法规和规章制度;2、负责督促、指导、协助各部门立卷归档工作;3、负责立卷档案的验收、登记、借阅和保管工作;4、严格执行各项保密制度,维护档案的完整和安全;5、及时、准确的按类别和归档范围要求将破产档案整理归档,如中间有人员调整,应认真办理交接手续,保证档案材料的完整性。

 

第二章 收集归档工作

第六条  【归档范围】

(一)政府、法院等印发管理人的各种文件资料。

(二)管理人印发的各种文件和其他有保存价值的重要资料及其电子版。

(三)破产工作有关的各种会议材料、会议纪要、会议记录等资料,包括会议照片、录音、录像等声像档案资料及其文字说明材料。

(四)破产工作有关的各种协议文本。

(五)业务档案(包括但不限于诉讼档案,债权登记、审核,债权催收,资产管理等工作过程中的档案资料以及工作底稿和工作留痕)。

(六)会计档案。

(七)其他各种载体和记录方式的声像资料(包括网页公告、公示的备份)及其文字说明材料。

(八)破产工作有关的实物档案。

(九)管理人印鉴、介绍信等审批存根或审批单。

(十)各职能部门向管理人领导请示汇报工作或职能部门之间沟通协商使用的签报。

(十一)其他具有保存、查考价值的各种资料。

第七条  【归档收集要求】

(一)凡归档文件均留存原件,各种签批、书写文字均应使用耐久性材料书写;

(二)管理人印发的各种文件,要同时保存文件正本和发文底稿,有附件和相关依据性资料的,要收集齐全;管理人档案中有电子版可以保存的应定期刻录,存库保管;

(三)签报文件,如有相关部门会签意见及其他依据性材料的,要收集齐全;

(四)请示与批复文件要完整,采用电话批复或口头批复的,承办人员应在文件处理单上说明,并由承办部门负责人签字;

(五)照片档案,要将底片和文字说明一并归档,由摄影者或承办单位负责编写文字说明;

(六)磁性载体档案,须经演示或检测证明无病毒、无划伤,文件具有完整性、可读性且运转正常,由文件形成部门负责编写包括文件运行系统环境等在内的归档说明;

(七)其它有利于管理人档案完整、安全保存的要求。

第八条  【归档时间 】

(一)日常归档。是指管理人内部指定的档案管理人负责做好部门文件资料的日常收集归档工作,确保文件资料的完整有序。

(二)结案归档。是指人民法院终止管理人职务后60日内,管理人自行或者聘请相关中介机构按照本办法的管理规范,对管理人在破产程序期间所形成、收集的档案进行归档、整理,编制目录,按照相关规范依法进行存档。

第九条  【档案整理】

档案管理人对归档文件资料要及时进行分类编目整理。

(一)整理原则

破产档案按一案一卷、一卷一号原则立卷。遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

(二)整理要求

1、应对归档文件进行分类排序并装盒分类保管;

2、有破损的文件应予以修整;

3、字迹模糊或易褪变的文件应自制,并将自制件附于原件后一并归档;

4、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装具、装订材料等应符合档案保护要求;

5、各种不同载体的档案,应采用相应的存放工具进行存放;

6、将档案资料检索标识录入计算机,实现计算机检索;

7、涉及国家机密、商业秘密、个人隐私案卷归档时应列为保密卷,确定密级保管。

(三)整理方法

归档文件资料的整理大致分以下几个环节:装订、分类、排列、编号、装盒、数据录入和编目。

 

第三章 日常管理

第十条  【档案的保管】

各管理人应设存放档案的专门场所,根据保管的档案种类和数量,配备必要的设施,做好防盗、防火、防蛀、防霉变等工作,确保档案的完好和安全。

第十一条  【档案的日常借阅管理】

(一)借阅本部门形成的档案资料(非涉密文件)时,向档案管理人员说明原因,并在档案借阅登记簿上登记后办理借阅;  

查阅或复印非本部门形成的档案资料(非涉密文件)时,需填写《档案借阅申请单》(见附件一),经借阅部门负责人审核批准后办理查阅或复印;借出非本部门形成的档案资料(非涉密文件)使用时,需填写《档案借阅申请单》,经借阅部门及被借阅部门负责人审核批准后办理借出手续;

借阅涉密档案文件以及其他重要档案资料时,《档案借阅申请单》要报经借阅部门及被借阅部门管理人分管领导审批后办理借阅。

鉴于破产工作的特殊性、复杂性,遇有紧急事项时,如有关部门负责人或管理人分管领导不在场无法完成档案借阅的审批手续,可以口头、电话方式进行请示,并在《档案借阅申请单》做相应备注,事后应履行补签手续。

(二)禁止在借阅的档案资料上划杠、圈、点等,严禁涂改和撕页,确保档案的安全、完整和整洁。所借档案,未经批准不得转借或复印给他人。

第十二条  【档案的公开与利用】

    管理人应当按照《中华人民共和国企业破产法》及相关司法解释有关债权人知情权的规定,在债权人申请后向其公开相应的破产档案(非涉密文件)。

管理人应积极开展档案利用工作,建立健全档案利用制度,根据档案的密级、内容和利用方式,规定不同的利用权限、范围和审批手续。管理人保管的档案对外提供利用的,需经本单位负责人批准。

利用档案应当履行查阅手续,进行档案查阅登记和利用效果反馈记录。档案工作人员应当对利用活动及时跟踪和监督。

 

第四章  档案的保管期限、鉴定和销毁

第十三条  档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。

第十四条  对保管期满的档案,由温州市破产管理人协会、管理人所在执业机构和有关业务部门组成鉴定小组共同进行审查、鉴定后,提出存毁意见。

第十五条  档案销毁前,应编制“档案销毁清册”,经主管领导批准后,指派专人监销。由监督销人员在销毁目录上签字,作为日后查考的凭据。

 

第五章 奖励与处罚

第十六条 有下列情形之一的,由温州市破产管理人协会或联合有关部门给予表彰奖励。

(一)破产档案收集、整理、移交做出显著成绩的;

(二)破产档案保管、保护和现代化管理做出显著成绩的;

(三)破产档案利用、开发取得突出效果的;

第十七条 有下列行为之一的,由温州市破产管理人协会责令限期改正;情节严重的,由有关主管部门对管理人直接负责的主管人员和直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

(一)管理人未统一管理破产档案或未按规定形成、收集档案的;

(二)管理人未按规定设置存放档案的专门场所、档案工作机构或未指定档案工作负责部门,未按要求配备专(兼)职档案工作人员的;

(三)将管理人应当归档的文件材料据为己有,拒绝移交所在执业机构档案部门的;

(四)档案管理不符合档案安全保护要求的;

(五)明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的;档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守,造成档案损失的;

(六)无正当理由拒绝温州市破产管理人协会或有关部门对破产档案进行检查的。

第六章 附则

第十八条  国有企业等特殊主体股东对档案归档、档案保管有特殊要求的,按照相关规定执行。

第十九条  本办法经温州市破产管理人协会会长办公会议通过,于2021年1月1日起试行,由温州市破产管理人协会负责解释。

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